Préparer et conclure ses réunions d’équipe en mode collaboratif

Les réunions d’équipe sont-elles synonymes d’inefficacité et de perte de temps ?

Nous avons posé la question aux participants de notre dernier webinaire. Voici leurs réponses, pour la plupart ils disent que « ça se discute », et l’inefficacité est une réalité que pour 7% d’entre eux, c’est bon signe !

Les réunions d’équipe sont essentielles pour le développement et la cohésion d’une équipe, l’avancement des projets et les prises de décision. La bonne nouvelle est qu’il est possible de (ré)concilier co-réflexion et dynamique de mobilisation conviviale des participants et co-responsabilité quant à l’atteinte des résultats visés d’une réunion.

63% des participants au webinaire l’ont confirmé en affirmant que leur dernière réunion d’équipe ressemblait à un temps collectif productif et convivial.

Faciliter une réunion d’équipe ne s’improvise pas, cela se prépare !

Procéder selon les 4 étapes ci-dessous est le gage de réussite d’une réunion à la fois productive et plaisante pour ses participants.

1. Comment réaliser un ordre du jour de réunion d’équipe participatif et engageant et appliquer le principe : tous acteurs, tous contributeurs
2. Comment faire pour réaliser un compte-rendu de réunion d’équipe efficace, peu laborieux et qui serve ensuite ?

Nous partageons cinq bonnes pratiques qui nous inspirent

Pratique 1 : avant la réunion, formuler l’objectif d’une réunion sous forme de question

Inspirée par Roger Schwarz, auteur et facilitateur, membre de l’Association Internationale de Facilitation, une formulation sous forme de question permet de poser l’intention, engage à l’action et à la production d’un résultat précis, évaluable à la fin de la réunion.

Ex : qu’allons-nous définir comme temps forts d’équipe cette année et à quelle date les programmons-nous ?

Voici également sur ce sujet un podcast très courts sur ce sujet avec notre réuniologue Louis Vareille.

Pratique 2 : formuler l’ordre du jour en mode TOMATE !!

Valentine, participante au webinaire nous a suggéré cette pratique : formuler l’ordre du jour en mode TOMATE !

Pratique 3 : créer un ordre du jour participatif

Nous l’avons expérimenté avec les participants lors du webinaire.

Notre objectif est de répondre à la question : Comment réaliser un ordre du jour de réunion d’équipe participatif et engageant et appliquer le principe : tous acteurs, tous contributeurs ?

Mode d’emploi :

• Créer et partager un tableau en coédition de préférence digital (ex : Klaxoon, Miro, Zoom, Office 365 dans OneNote ou Word, Google Drive, Teams avec la nouvelle fonction d’ordre du jour associé, …)
• Demander aux membres de l’équipe participant à la réunion de publier leurs propositions pour la réunion concernée, en indiquant, en tableau :
  • Leur nom
  • Le thème/sujet
  • L’action à réaliser durant la réunion, nous vous proposons de la formuler en verbes d’action (ex : Donner/recevoir une information, échanger/débattre, proposer des idées, prendre une décision, avoir vos avis, faire un bilan) à adapter en fonction de vos besoins.
  • Dans quel objectif (pourquoi ? Quelle finalité ?)
  • La modalité/méthode/activité (comment)
  • La durée nécessaire
• Au fur et à mesure que le tableau se remplit, les participants affectent une priorité à chaque thème proposé
• En fonction des règles convenues au sein de l’équipe (échéance, choix des priorités…) figer l’ordre du jour co-validé.
• Par la suite il est possible, suivant les outils utilisés, de réaliser un VOTE sur les thèmes à privilégier (ex : fonction de DOT-Voting sur Klaxoon ou aussi 1 vote de 1 à 5 étoiles)

Exemple de co-élaboration d’un ordre du jour participatif au cours du webinaire.

Pratique 4 : réaliser un compte-rendu de réunion d’équipe efficace, peu laborieux et qui serve ensuite

Louis Vareille, créateur de l’association française de réuniologie : https://www.reuniologie.com/, nous a proposé un mode de fonctionnement à la fois simple et efficace, le mode qu’il a baptisé « papyrus » ou tout-en-un : ordre du jour + compte-rendu déroulant, qui peut atteindre sur une année parfois plus de 100 pages !

Voici un exemple réalisé par nos soins :

Les outils à utiliser peuvent être très simples : Microsoft Word ou OneNote, Google Docs, ….mais aussi les outils listés dans la pratique 3. L’idéal étant de permettre la coédition en temps réel. Et utiliser le principe : lorsque l’un des équipiers parle, c’est un autre qui prend les notes.

Pratique 5 : solliciter le retour des participants sur la réunion

Différentes pratiques existent pour évaluer la réunion, en voici 3 que nous aimons utiliser :

1. Avec des smileys sur 2 axes (axe des résultats/ axe des interactions)
2. Le vote râteau (aussi appelé le vote à 5 doigts)
3. Le vote « tête cœur jambes », idéal pour faire s’exprimer chacun selon les 3 registres : pensée, émotion, action

Exemple d’un Tête/Cœur/Jambes rédigé par les participants dans le chat à la fin du webinaire

Les modèles d’ordre du jour, d’évaluation et la mind map sur les bonnes pratiques sont disponibles libres de droits sur https://cultiveruneequipe.fr/modeles-et-visuels-de-travail/

Merci à Louis pour sa participation et son inspiration. Vous le retrouverez sur : https://www.linkedin.com/in/louis-vareille-reuniologue/

Nous vous conseillons son Podcast très pragmatique, avec des courts épisodes : SOS réunions : https://podcast-sos-reunions.bruneau.fr/

Nous espérons, qu’à l’instar des participants au webinaire, vous retiendrez des idées pour perfectionner ou réinventer vos pratiques en réunion, et pourquoi pas en faire moins, mais mieux.

Nous vous donnons rendez-vous le 13 juin de 13H à 13H45  place pour notre prochain webinaire des Grainetiers

Pour réserver, c’est ici : https://my.weezevent.com/le-rendez-vous-des-grainetiers-13