Réunions : axes de progrès

Cette mind map est destinée à vous guider en équipe pour améliorer vos pratiques de réunion. Elle permet de vous interroger collectivement sur nos axes de progrès.

Ordre du jour participatif

Modèle de tableau pour proposer aux équipier.es d’indiquer les sujets à aborder en réunion et la manière de les traiter.
La dernière colonne est destinée à recevoir les votes des autres membres de l’équipes sur les propositions faites.
L’image peut être utilisée dans un tableau Klaxoon à distance ou bien téléchargez le PDF pour un affichage dans les locaux.

Evaluer notre réunion

En présentiel, imprimer le PDF sur un A3, indiquer son choix par une croix,
En distanciel, télécharger l’image et l’insérer dans un tableau Klaxoon, se positionner avec un post-it virtuel.

Check-list : Célébrer en équipe

Un temps fort bien préparé, dans un lieu inhabituel, avec des activités joyeuses et le plaisir des papilles.

Quand ? Passage de jalon, fin de projet ou fin d’année ou après une grosse réussite commerciale ou un changement réussi, obtention d’une certification, un label…

1. Se mettre d’accord sur l’objet de la célébration : un accomplissement exceptionnel
2. Choisir un lieu approprié : recueil envies / choix
3. S’assurer de la présence de tous les membres
4. Prévoir une restauration plaisir
5. Organiser des activités ludiques et originales : avec des temps de pause, décompression
6. Prévoir des remerciements et des cadeaux

Le chaudron magique

Avec ce modèle, listons ensemble les comportements nécessaires pour assurer le succès de notre équipe.
Quels sont les comportements précis dont une équipe a besoin pour agir, pour réfléchir et pour interagir ?

« Il ou elle… + verbe ». Exemple : il ou elle vérifie les détails à la fin d’un projet.

Attention, pas une compétence mais bien un comportement observable par tout le monde.
Classez vos contributions dans une des 3 catégories de comportement.

La constellation

Après avoir énoncé une proposition, les équipiers se positionnent (chaud/froid) avec le vote avec les pieds ou à distance sur un tableau blanc numérique, à l’aide de la cible.
Questionner les équipiers en zone « froide »: « Qu’est ce qu’il faudrait modifier dans la proposition pour te rapprocher du centre ? Que proposes-tu pour amender cette proposition ? »

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S’entendre sur les premiers pas et préparer le plan d’action

Ce modèle de travail peut être utilisé dans le cadre de la définition des objectifs d’équipe pour faciliter le passage de l’intention à l’action.

Nos apprentissages aujourd’hui et demain

Chaque équipier fait le point sur ses apprentissages individuels et collectifs aujourd’hui et se projette sur les apprentissages à venir. Une activité à renouveler en équipe pour faire le point sur nos capacités apprenantes.
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Mes souvenirs apprenants avec notre équipe

Une carte postale à remplir comme une rétrospective des apprentissages à la fin d’un travail/projet en équipe, ou lors du départ d’un coéquipier, ou en fin d’année/de saison. Une manière joyeuse de capitaliser et de remercier ses équipiers.

Cohérence et cohésion

Ces 2 perspectives peuvent servir de fil conducteur pour analyser et modifier la situation d’une équipe.

La cohérence se caractérise par la présence et le respect de règles du jeu internes, le partage d’objectifs communs, de méthodes de travail et l’existence d’échanges et d’interactions. Plus une équipe est cohérente, plus son travail est structuré et efficace.

Le degré de cohésion trouve ses fondations dans le sentiment d’appartenance au groupe ainsi que dans le niveau de confiance mutuelle et la nature des relations au sein de l’équipe.

Plus la cohésion est forte, plus l’équipe sera soudée et réagira unie à des turbulences et des changements.

Pour cultiver la cohésion, complétons  d’abord individuellement puis collectivement  les pétales de cette fleur….

• Nous veillons à préserver et respecter les rythmes des autres (vie pro/vie privée), par exemple en …..

Ex : Nous n’envoyons pas de message sur sms ou signal avant 8h30 le matin

• Nous gardons le contact entre nous, quelques soient les circonstances, au-delà de l’opérationnel, en ….

Ex : 3 fois par semaine nous nous retrouvons pour un café hybride de 15 minutes et nous nous mettons un gage si nous parlons boulot…

• Nous sommes soucieux de valoriser et apporter un signe d’attention positive à nos coéquipiers, si nous…

Ex : Je prends chaque mois 10 minutes pour envoyer à mes équipiers un petit message personnalisé et positif

• Nous veillons bien à ce que chacun fasse partie intégrante du collectif et évitons l’isolement, en….

Ex : organiser 1 fois par mois un déjeuner sur site ou à mi-distance   ; lors des reunions hybrides, je commence par faire parler les personnes à distance

Diagnostic : dessiner l’arbre de l’équipe cet automne

Procéder d’abord à une réflexion en solo : quel smiley représente l’état de mon équipe en cette rentrée ?

Poursuivre par une réflexion en groupe : que constatez-vous ? tendances ? différences ? « la petite musique » ?

S’il y a des tendances : ce qui ressort

• Branche vulnérable, fragile

• Branche en pleine forme

• Branche dont la santé est ok sans plus

Sélectionner les 2 à 3 branches sur lesquelles l’attention doit porter particulièrement ce trimestre

Dites-le avec une fleur : instituer un rituel de reconnaissance

Cette activité, inspirée de la Parcelle 10 de l’ouvrage, consiste à gratifier ses coéquipiers d’un qualificatif positif, d’une qualité.

• 1 volontaire nomme 1 qualité pressentie d’un coéquipier et l’inscrit sur une pétale de la fleur commune : « je pressens que l’une de tes qualités est … , parce que je t’ai vu faire/dire/exprimer…..»
• A son tour, la personne choisie, procède de même, pour un autre membre de l’équipe.
• Continuez, jusqu’au dernier coéquipier, puis afficher cette fleur.

Accueillir les émotions

Activité de la prochaine rentrée, à pratiquer en équipe, pour laisser s’exprimer les peurs, les espoirs, les attentes de chacun.
Ce modèle peut être imprimé et affiché sur un mur ou bien être utilisé à distance avec Klaxoon par exemple.

2 canevas proposés : 1 seule page ou 5 pages avec chacune une émotion à explorer.

Carnet de jardinage – Printemps

Activité destinée à récolter les actions concrètes à mener sur la période pour un ou plusieurs axes de développement de l’équipe.
Ce modèle peut être imprimé et affiché sur un mur ou bien être utilisé à distance avec Klaxoon par exemple. Chacun émet ses propositions pour contribuer à construire un plan d’action d’équipe pour la saison.

Chaque coéquipier est invité tour à tour à compléter une (ou plusieurs) de ces phrases :
– mes souhaits/mes envies pour renforcer les liens de notre équipe…
– la pousse (une pousse peut être une valeur, un principe, un individu, un outil, un support…) que je souhaite mettre à l’honneur (tout en haut de l’arbre) cette année …
– mes vœux de nouvelles connexions à établir entre notre équipe et son écosystème ..
– l’image symbolique (quel arbre ou végétal) représentera le mieux notre équipe d’ici la fin de l’année …
– Et si je faisais parler une luciole magique pour notre équipe, que dirait-elle ?

PARCELLE 1 – Les étapes de développement

Le psychosociologue américain Bruce W. Tuckman a proposé en 1965 un modèle de construction d’équipe en quatre étapes. En 1977, il en a ajouté une cinquième : la dissolution, pour les équipes temporaires. Son modèle, par les repères qu’il fournit, est devenu une référence des facteurs de performance d’équipe.

PARCELLE 1 – Notre arbre

Voici notre arbre fétiche, dont les branches symbolisent les différents thèmes à cultiver pour qu’une équipe grandisse. Il permet d’évaluer le fonctionnement de l’équipe 

PARCELLE 2 – Mon terrain de prédilection

Mieux connaître les besoins, les envies et le mode de fonctionnement de chacun dans ses interactions avec les autres.

PARCELLE 2 – Mon Arboretum

Permettre à chaque équipier de présenter aux autres un peu de son histoire et de ses fondements. Donner vie à une identité collective en s’appuyant sur des symboles.

PARCELLE 2 – Notre Arboretum

Permettre l’équipe de présenter son histoire et ses fondements. Donner vie à une identité collective en s’appuyant sur des symboles.

PARCELLE 2 – Charte d’ équipe

Échanger et aboutir à la création de la première charte de fonctionnement de l’équipe.
Faire s’exprimer tous les membres de l’équipe sur les règles du jeu qu’ils souhaitent voir respecter.

PARCELLE 5 – Usages Collaboratifs

Cette carte interactive (réalisée avec MindManager) répertorie par type d’usages les outils collaboratifs les plus connus ou plébiscités. Elle s’enrichit et évolue ! Cliquez les liens au bout des branches pour accèder au site web de l’éditeur.

PARCELLE 6 – Règles du jeu d’une réunion

Poser le cadre et les règles du jeu pours’exprimer et s’écouter

PARCELLE 8 – Mon projet de jardinage

Fiche individuelle
Identifier et partager ses besoins et envies
d’apprendre.
Choisir les axes de développement des compétences
de l’équipe.
Renforcer la capacité de l’équipe à apprendre
ensemble. 

PARCELLE 8 – Notre projet de jardinage

Fiche collective
Identifier et partager ses besoins et envies
d’apprendre.
Choisir les axes de développement des compétences
de l’équipe.
Renforcer la capacité de l’équipe à apprendre
ensemble. 

PARCELLE 9 – Stop ou encore

On continue? On arrête? On tente ?
Profiter du vécu de l’équipe pour améliorer son organisation et ses relations.
Mettre les problèmes rencontrés sur la table.
Partager les forces identifiées.
Mettre en oeuvre des actions d’amélioration continue

PARCELLE 9 – Les 6 pattes

Un diagramme d’ikishawa pour : 

Établir des liens entre un effet négatif constaté et ses causes.
Faciliter la rechercher des causes en les classant par familles.
Canaliser la discussion du groupe.
Déterminer sur quels leviers agir pour améliorer la situation

PARCELLE 9 – Notre arbre

Voici notre arbre fétiche, dont les branches symbolisent les différents thèmes à cultiver pour qu’une équipe grandisse. Il permet d’évaluer le fonctionnement de l’équipe 

PARCELLE 9 – Le jardin des humeurs

Pour commencer la journée ou bien un atelier ou réunion, solliciter l’humeur, l’état de chacun avec le «jardin des humeurs»

PARCELLE 9 – Le jardin des humeurs – Version avec numérotation

Permet l’animation à distance

PARCELLE 9 – La météo des 4 saisons

Evaluer les forces, faiblesses, opportunités et menaces pour notre équipe, notre projet. 

PARCELLE 9 – L’allée de la récolte

Ancrer le consensus de l’équipe sur la situation à améliorer.
S’accorder sur les actions à mener et les jalons à fixer pour atteindre cette situation.
Préparer la planification du plan d’action.
Produire un support visuel inspirant et pérenne que l’équipe pourra enrichir et mettre à jour au fur et à mesure de l’avancement des actions.

PARCELLE 9 – Grille de lecture des positions de vie

Observer et analyser les échanges interpersonnels dans l’équipe à travers la grille de lecture des positions de vie en analyse transactionnelle (Éric Berne) révèle la perception de la valeur réciproque que s’accordent les membres de l’équipe.